Ob Geschäftsaufgabe, Umzug, Insolvenz oder Ruhestand: Am Ende einer Firmenauflösung steht fast immer die Räumung der Gewerbeflächen. Büros, Lager, Werkstätten oder Ladenlokale müssen bis zum Mietende leer, sauber und im vereinbarten Zustand übergeben werden. Gleichzeitig gelten für Unternehmen strengere Regeln als für Privathaushalte, etwa bei Geschäftsunterlagen, Datenschutz und Abfallentsorgung.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie eine Firmenauflösung Schritt für Schritt abläuft, wovon die Kosten abhängen und woran Sie rechtzeitig denken sollten. Am Ende finden Sie eine Checkliste zum Abhaken.
Der wichtigste Termin ist die Übergabe an den Vermieter. Planen Sie von diesem Datum rückwärts: Wann wird der Betrieb eingestellt? Bis wann müssen Inventar verkauft, Akten gesichert und Einbauten zurückgebaut sein? Prüfen Sie im Mietvertrag, in welchem Zustand die Flächen zurückgegeben werden müssen, zum Beispiel besenrein, mit Rückbau von Trennwänden oder ohne Teppichboden.
Viele Unterlagen dürfen Sie nicht einfach entsorgen, auch wenn das Unternehmen aufgelöst wird. Für Buchungsbelege gilt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen in der Regel 6 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufbewahrt werden. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wer die Unterlagen nach der Auflösung verwahrt und wo sie lagern.
Alles, was nicht mehr aufbewahrt werden muss, gehört datenschutzgerecht vernichtet. Personalakten, Kundendaten und Verträge enthalten personenbezogene Daten und dürfen nicht im Altpapier landen. Lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen.
Büromöbel, Maschinen, Werkzeug, Lagerware oder Ladeneinrichtung haben oft noch einen Wert. Verkaufen Sie gut erhaltene Stücke rechtzeitig oder lassen Sie sie bei der Räumung anrechnen. Eine Wertanrechnung senkt die Kosten der Räumung spürbar. Bei Computern, Druckern und Telefonen gilt: Daten vorher sicher löschen oder Festplatten zertifiziert vernichten lassen.
Seriöse Anbieter nennen keinen Preis am Telefon, ohne die Flächen gesehen zu haben. Bei einer Besichtigung werden Menge, Zugänglichkeit, Demontageaufwand und Sonderabfälle erfasst. Achten Sie darauf, dass das Angebot ein Festpreis ist und Räumung, Demontage, Transport und Entsorgung enthält.
Am Räumungstag werden Möbel, Regale, Maschinen und Einbauten abgebaut und abtransportiert. Je nach Mietvertrag gehören dazu auch Küchenzeilen, Trennwände, Lampen oder Bodenbeläge. Gut organisiert ist ein Büro mittlerer Größe oft in ein bis zwei Tagen geräumt.
Für gewerbliche Abfälle gilt die Gewerbeabfallverordnung. Papier, Glas, Kunststoffe, Metalle, Holz und Textilien müssen grundsätzlich getrennt gesammelt und die Entsorgung dokumentiert werden. Für Bau- und Abbruchabfälle wie Rigips, Dämmmaterial oder Fliesen gelten eigene Trennpflichten. Elektroaltgeräte, Leuchtstoffröhren, Farben und Chemikalien gehören ebenfalls nicht in den gemischten Container. Lassen Sie sich Entsorgungsnachweise geben, damit Sie bei Nachfragen der Behörde abgesichert sind.
Zum Schluss werden die Flächen besenrein oder nach Vereinbarung gereinigt. Halten Sie die Übergabe in einem Protokoll mit Fotos fest. So vermeiden Sie spätere Streitigkeiten über Schäden oder Rückstände und erhalten Ihre Kaution schneller zurück.
Einen Pauschalpreis pro Quadratmeter gibt es nicht, denn zwei gleich große Büros können sehr unterschiedlich ausgestattet sein. Die Kosten hängen vor allem von diesen Faktoren ab:
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Tipp: Die Kosten einer Räumung im Rahmen der Geschäftsaufgabe sind in der Regel Betriebsausgaben. Sprechen Sie dazu mit Ihrer Steuerberatung.
8 bis 12 Wochen vor Mietende
4 bis 8 Wochen vorher
In der letzten Woche
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